Chúng tôi hiểu rằng sự hài lòng của khách hàng không chỉ đến từ sản phẩm chất lượng mà còn nằm ở cách doanh nghiệp lắng nghe và giải quyết vấn đề khi có phát sinh. Vì vậy, Aseanwindow xây dựng chính sách khiếu nại rõ ràng, minh bạch và đề cao sự hợp tác để mang lại trải nghiệm dịch vụ trọn vẹn nhất.

1. Đối tượng áp dụng

Chính sách khiếu nại này được xây dựng để áp dụng cho tất cả các bên liên quan có quan hệ giao dịch với Aseanwindow, bao gồm nhưng không giới hạn:

• Khách hàng cá nhân và doanh nghiệp đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ do Aseanwindow cung cấp.
• Đối tác thi công, đại lý, nhà phân phối có ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác.
• Đơn vị tư vấn thiết kế, nhà thầu xây dựng có liên quan đến quy trình triển khai thực tế.

Chính sách này là nền tảng để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho mọi bên, thúc đẩy mối quan hệ minh bạch – công bằng – hợp tác bền vững.

Phạm vi xử lý khiếu nại

Aseanwindow tiếp nhận và xử lý tất cả các khiếu nại phát sinh trong quá trình cung cấp sản phẩm – dịch vụ, cụ thể:

• Khiếu nại về sản phẩm: Bao gồm lỗi kỹ thuật, hư hỏng trong quá trình lắp đặt hoặc vận chuyển, sản phẩm không đúng mẫu mã, kích thước, màu sắc, chất liệu như cam kết.
• Khiếu nại về dịch vụ: Liên quan đến trải nghiệm tư vấn, chăm sóc khách hàng, thái độ phục vụ, tiến độ thi công, chất lượng bảo hành và bảo trì.
• Khiếu nại về nghĩa vụ hợp đồng: Các vấn đề liên quan đến điều khoản thanh toán, thời gian bàn giao, quy trình nghiệm thu, hoặc các cam kết giữa hai bên.

Chúng tôi cam kết không loại trừ bất kỳ nội dung khiếu nại nào có cơ sở, miễn là thuộc phạm vi giao dịch hợp lệ với Aseanwindow.

Nguyên tắc tiếp nhận và xử lý

Aseanwindow tuân thủ 5 nguyên tắc cốt lõi trong mọi trường hợp khiếu nại:

• Công bằng: Mọi khiếu nại đều được đánh giá khách quan, không thiên vị dù người phản ánh là khách hàng, đối tác hay bên thứ ba.
• Minh bạch: Quy trình xử lý được công bố rõ ràng, có đối chiếu chứng từ, hình ảnh và biên bản để đảm bảo sự chính xác.
• Tôn trọng: Mọi thông tin trao đổi đều giữ thái độ văn minh, chuyên nghiệp. Không áp đặt hay bỏ qua ý kiến của bất kỳ bên nào.
• Bảo mật: Thông tin cá nhân và nội dung khiếu nại chỉ được sử dụng trong phạm vi giải quyết, không chia sẻ cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý.
• Không thu phí: Quá trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại được thực hiện hoàn toàn miễn phí, kể cả với những trường hợp cần khảo sát lại thực địa.

Hướng dẫn gửi khiếu nại

Khách hàng có thể lựa chọn cách thức phù hợp để phản ánh:

• Liên hệ trực tiếp qua Hotline: Áp dụng trong trường hợp khẩn cấp hoặc cần phản ánh nhanh.
• Gửi Email chi tiết: Phù hợp với khiếu nại có kèm chứng từ, hình ảnh, video, hợp đồng…
• Điền biểu mẫu tại website: Đơn giản, tiện lợi, hệ thống tự động phân loại và gửi đến bộ phận phù hợp.
• Gửi văn bản đến văn phòng: Trong những trường hợp cần xác nhận pháp lý hoặc yêu cầu trả lời bằng văn bản chính thức.

Chúng tôi khuyến khích khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin: tên, số điện thoại, mã đơn hàng (nếu có), thời gian phát sinh sự cố, nội dung phản ánh và tài liệu liên quan để rút ngắn thời gian xử lý.

Quy trình xử lý khiếu nại

Bước 1: Tiếp nhận

Khách hàng gửi thông tin qua các kênh nêu trên. Trong vòng 24h làm việc, nhân viên CSKH sẽ xác nhận lại nội dung và thông tin liên lạc.

Bước 2: Phân tích & xác minh

Đội ngũ chuyên môn kiểm tra hồ sơ, hình ảnh hoặc khảo sát thực tế (nếu cần). Chúng tôi có quyền phối hợp với bộ phận kho, thi công hoặc nhà cung cấp để đối chiếu sự việc.

Bước 3: Đề xuất giải pháp

Sau khi xác minh, Aseanwindow sẽ đề xuất phương án xử lý dựa trên:

• Chính sách bảo hành, hợp đồng đã ký.
• Mức độ ảnh hưởng thực tế và thiện chí hợp tác của hai bên.

Bước 4: Phản hồi & hoàn tất

Kết quả được phản hồi bằng văn bản hoặc qua email/điện thoại. Quá trình xử lý thường hoàn tất trong vòng 03 đến 07 ngày làm việc, tùy theo mức độ phức tạp.

Trách nhiệm và quyền lợi các bên

Về phía khách hàng

• Trung thực trong phản ánh.
• Cung cấp thông tin kịp thời và chính xác.
• Có quyền được biết về tiến độ và kết quả xử lý.

Về phía Aseanwindow

• Có trách nhiệm lắng nghe, xác minh và giải quyết theo đúng cam kết.
• Nếu phát hiện lỗi từ phía mình, sẽ khắc phục triệt để và có chính sách hỗ trợ đi kèm.
• Trường hợp khiếu nại không thuộc phạm vi trách nhiệm, sẽ tư vấn cụ thể cho khách hàng để tránh hiểu lầm.

Cam kết của Aseanwindow

Chúng tôi không xem khiếu nại là rắc rối, mà là cơ hội để học hỏi, điều chỉnh và hoàn thiện dịch vụ.
Với tinh thần trách nhiệm cao, Aseanwindow cam kết:

• Giải quyết mọi phản ánh dựa trên dữ liệu rõ ràng, không né tránh trách nhiệm.
• Không ngừng cập nhật quy trình nội bộ, đào tạo nhân viên để nâng cao chất lượng phục vụ.
• Xây dựng quan hệ lâu dài trên nền tảng niềm tin và sự thấu hiểu.

Thông tin liên hệ xử lý khiếu nại

• Hotline: 0902.988.667
• Website: https://aseanwindow.com/
• Văn phòng tiếp nhận: 31 Võ Văn Vân, P.Tân Tạo, Q.Bình Tân, TP.HCM

Tại Asean Window, mỗi phản hồi đều được chúng tôi trân trọng như một cơ hội để hoàn thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Chúng tôi hiểu rằng sự hài lòng của khách hàng không đến từ những lời hứa suông, mà đến từ cách chúng tôi hành động, lắng nghe và xử lý vấn đề một cách công tâm, minh bạch và nhanh chóng.

Chính sách khiếu nại này là cam kết rõ ràng về việc đặt quyền lợi của khách hàng làm trung tâm, đảm bảo rằng mọi thắc mắc đều được tiếp nhận và giải quyết thỏa đáng trong tinh thần hợp tác và tôn trọng.